Kaj je vezna knjiga računov?

Vezna knjiga računov je fizična knjiga, sestavljena iz predhodno oštevilčenih in med seboj povezanih (vezanih) obrazcev za izdajo računov. Vsak račun je običajno sestavljen iz originala in 2 kopij. Original izročiš stranki, ena kopija gre do računovodstva za namene poročanja knjige veznih računov, druga pa ostane v knjigi kot evidenca za tvoje potrebe in potrebe davčnih organov.

Zakaj "vezna"?

Izraz "vezna" izhaja iz dejstva, da so listi v knjigi med seboj povezani, kar preprečuje odstranitev ali zamenjavo računov brez vidnih sledi. To zagotavlja večjo transparentnost in zmanjšuje možnosti za morebitne zlorabe ali goljufije.

Kdo mora uporabljati vezno knjigo računov?

Uporaba vezne knjige računov je obvezna za podjetnike, ki:

• Izdajajo račune ročno, torej ne uporabljajo računalniškega programa ali davčne blagajne.

• Opravljajo gotovinsko poslovanje, kjer je plačilo izvedeno z gotovino, plačilnimi karticami ali drugimi podobnimi načini, kateri se smatrajo kot gotovinsko poslovanje.

Če torej posluješ brez računalniškega sistema in sprejemaš gotovinska plačila, moraš uporabljati vezno knjigo računov v skladu z Zakonom o davčnem potrjevanju računov (ZDavPR).

Kako pridobiti vezno knjigo računov?

Vezno knjigo računov lahko kupiš v papirnicah, knjigarnah ali specializiranih trgovinah z računovodsko opremo. Pomembno je, da kupiš uradno potrjeno vezno knjigo, ki ustreza predpisanim standardom.

Kaj mora vsebovati vezna knjiga računov?

• Predhodno oštevilčene račune: Številke računov morajo biti natisnjene vnaprej in zaporedno.

• Podvojeni listi: Vsak račun ima original in dve kopiji.

• Podatke o izdajatelju: Prostor za vpis podatkov o tvojem podjetju.

• Prostor za vse potrebne elemente računa: O tem več v naslednjem poglavju.

Kako pravilno izpolniti račun v vezni knjigi?

Pri izpolnjevanju računov v vezni knjigi moraš biti pozoren na naslednje elemente:

• Podatki o izdajatelju: Ime podjetja, naslov, davčna številka.

• Podatki o prejemniku: Ime in naslov stranke (po potrebi).

• Datum izdaje računa.

• Številka računa: Ta je že predhodno natisnjena, pa vendar v prvi knjigi so številke enako kot v knjigi, vsaka naslednja knjiga pa se številke nadaljujejo po kronološkem zaporedju in se razlikujejo od številk knjige veznih računov.

• Opis blaga ali storitve: Jasno opiši, kaj si prodal ali katero storitev si opravil.

• Količina in cena: Navedi količino in enotno ceno ter skupni znesek.

• Znesek DDV: Če si davčni zavezanec, moraš navesti osnovo, stopnjo in znesek DDV.

• Skupni znesek za plačilo: Končni znesek, ki ga mora stranka plačati.

• Način plačila: Označi, da je plačilo izvedeno z gotovino, kartico ipd.

• Podpis izdajatelja in prejemnika: Ni obvezno, je pa priporočljivo za potrditev transakcije.

Ne pozabi: Vsi podatki morajo biti napisani čitljivo in brez popravkov. Če se zmotiš, račun prekliči (o tem več spodaj) in izpolni novega.

Kako poteka davčno potrjevanje računov iz vezne knjige?

Če uporabljaš vezno knjigo računov, moraš račune davčno potrditi pri Finančni upravi Republike Slovenije (FURS). Postopek je naslednji:

1. Izdaja računa: Ko izdaš račun, moraš nanj napisati enotno identifikacijsko oznako računa (EOR), ki pa jo pri vezni knjigi pridobiš naknadno.

2. Obvestilo FURS-u: Najkasneje 10 v mesecu za pretekli mesec moraš podatke o računu poslati FURS-u.

3. Kako poslati podatke? To lahko storiš preko posebnega portala eDavki ali s pomočjo mobilne aplikacije MiniBlagajna, ki jo nudi FURS.

4. Prejem EOR: Ko FURS prejme podatke, ti vrne EOR, ki ga nato zapišeš na kopijo računa v vezni knjigi.

Pomembno: Stranki moraš ob izdaji računa povedati, da bo račun naknadno davčno potrjen in da lahko preveri njegovo verodostojnost.

Kaj storiti v primeru napake ali preklica računa?

Če se pri izpolnjevanju računa zmotiš, račun prekliči tako, da nanj jasno napišeš "PREKLICANO" ali "STORNIRANO". Preklicanega računa ne smeš odstraniti iz vezne knjige, saj mora ostati kot dokaz za morebitni pregled s strani FURS-a.

Če moraš izdati nov račun, uporabi naslednji zaporedni račun v vezni knjigi.

Prednosti in slabosti uporabe vezne knjige računov

Prednosti:

• Enostavnost uporabe: Ne potrebuješ računalnika ali posebne programske opreme.

• Primerno za manjše obsege poslovanja: Če izdaš le nekaj računov na mesec, je vezna knjiga praktična rešitev.

• Nizki stroški: Nakup vezne knjige je cenovno ugoden.

Slabosti:

• Ročno delo: Izpolnjevanje računov je lahko zamudno in podvrženo napakam.

• Naknadno davčno potrjevanje: Potreba po naknadnem pošiljanju podatkov FURS-u lahko povzroča dodatno delo.

• Manjša preglednost: Težje je slediti izdanim računom v primerjavi z elektronskimi sistemi.

Alternativa vezni knjigi računov

Če ugotoviš, da je uporaba vezne knjige računov zate preveč zamudna ali nepraktična, lahko razmisliš o uporabi:

• Davčne blagajne: Programska oprema ali naprava, ki omogoča izdajo in davčno potrjevanje računov v realnem času.

• Računalniški programi za izdajanje računov: Obstajajo številne rešitve, ki so prilagojene za mala podjetja in omogočajo enostavno izdajanje ter davčno potrjevanje računov.

Uporaba teh orodij lahko poenostavi tvoje poslovanje in zmanjša možnost napak.

Vezna knjiga računov je še vedno pomembno orodje za številne podjetnike, ki poslujejo z gotovino in želijo preprost način izdajanja računov. Pomembno je, da se zavedaš svojih obveznosti glede davčnega potrjevanja in pravilnega izpolnjevanja računov, da bo tvoje poslovanje v skladu z zakonodajo.

Čeprav se morda na prvi pogled zdi zapleteno, je z malo prakse uporaba vezne knjige računov povsem enostavna. Če pa se tvoje poslovanje povečuje ali želiš bolj avtomatizirane rešitve, razmisli o prehodu na elektronsko izdajanje računov.

Upamo, da ti je ta članek pomagal bolje razumeti, kaj je vezna knjiga računov in kako jo uporabljati. Če imaš še kakšna vprašanja, se ne obotavljaj in se posvetuj s svojim računovodjem ali obišči spletno stran FURS za več informacij.