Kaj je račun?

Račun je dokument, ki ga izdaš svojim strankam za opravljeno storitev ali prodano blago. Pomembno je, da račun vsebuje vse predpisane elemente, saj je to osnova za pravilno knjiženje in plačilo davkov.

Kdaj moraš izdati račun?

Račun moraš izdati vedno, ko opraviš prodajo izdelka ali storitve, razen če slovenska zakonodaja določa kakšne posebne izjeme. Poleg tega zakon določa, da mora biti račun izdan najkasneje v 15 dneh od opravljene storitve ali prodaje blaga.

Katere podatke mora vsebovati račun?

Zakon o davku na dodano vrednost (ZDDV-1) določa, da mora račun vsebovati naslednje elemente:

• Podatki o izdajatelju: Ime podjetja, naslov, davčna številka.

• Podatki o prejemniku: Ime stranke, naslov (po potrebi).

• Številka računa: Vsak račun mora imeti edinstveno številko, ki sledi kronološkemu zaporedju.

• Datum izdaje: Datum, ko je bil račun izdan.

• Datum opravljene storitve ali dobave blaga: Če se razlikuje od datuma izdaje računa.

• Opis storitve ali blaga: Podroben opis, da je jasno, za kaj stranka plačuje.

• Cena: Cena brez DDV, znesek DDV in končni znesek z vključenim DDV-jem (če si zavezanec za DDV).

• Način plačila: Ali je račun že plačan ali bo plačan naknadno (gotovina, kartica, bančno nakazilo).

• Davčna številka prejemnika (v primeru, da izdajaš račun zavezancu za DDV).

• QR koda (v primeru izdanega računa v fizični obliki na podlagi davčne blagajne).

• Davčno potrjeni v primeru izdanega računa v fizični obliki na podlagi davčne blagajne

Kako izdati račun - koraki

Korak 1: Pripravi podatke

Preden izdelaš račun, zberi vse potrebne podatke o storitvi/blagu, ceni in stranki.

Korak 2: Uporabi ustrezno orodje

Za izdajo računa lahko uporabiš različne računovodske programe, kot so Minimax, SAOP, ali celo Excel, če imaš manjši obseg dela. Če posluješ gotovinsko, je potrebno uporabo davčne blagajne. Pri tem ti lahko pomaga tudi Cebelca.

Korak 3: Dodaj vse obvezne elemente

Ne pozabi vključiti vseh prej naštetih obveznih elementov na računu. Če si davčni zavezanec, bodi še posebej pozoren na pravilno obračunan DDV.

Korak 4: Račun davčno potrdi (če je potrebno)

Če izdajaš gotovinski račun, ga moraš davčno potrditi prek davčne blagajne, preden ga izročiš stranki. Če izdaš račun elektronsko ali plačilo ni v gotovini, davčna potrditev ni potrebna.

Korak 5: Pošlji račun stranki

Račun lahko pošlješ v papirni ali elektronski obliki. Vedno pa poskrbi, da imaš dokaz, da je bil račun uspešno izdan in prejet.

Pogoste napake pri izdajanju računov

• Manjkajoči podatki: Prepričaj se, da tvoj račun vključuje vse potrebne informacije. Manjkajoči elementi lahko privedejo do zavrnitve računa ali celo do glob s strani davčnih organov.

• Nepravilna zaporedja številk: Računi morajo biti oštevilčeni kronološko in zaporedno, da se zagotovi preglednost.

• Nepravilno obračunan DDV: Če si zavezanec za DDV, moraš pravilno obračunati davčno stopnjo.

Kaj, če računa ne izdaš pravočasno?

Slovenska zakonodaja določa kazni za podjetja ali samostojne podjetnike, ki ne izdajo računa pravočasno ali pravilno. V najslabšem primeru lahko prejmeš denarno kazen, zato je zelo pomembno, da si dosleden pri izdajanju računov.